5 أولويات للأتمتة أمام فِرق تكنولوجيا المعلومات الصغيرة في الشركات المتنامية

استعرضت اليوم شركة "إس إيه بي كونكر"، وعلى لسان جواو كارفاليو، المدير التنفيذي لشركة إس إيه بي كونكر في منطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا، مجموعة من الاعتبارات الرئيسية التي يجب أخذها بالحسبان من قِبل فِرق تكنولوجيا المعلومات الصغيرة والتي تتطلع إلى أتمتة إدارة النفقات ومعالجة الفواتير دون الحاجة إلى استثمارات كبيرة.

وتشكل إدارة النفقات ومعالجة الفواتير بصورة يدوية عبئاً كبيراً على الشركات الصغيرة والمتوسطة. وغالباً ما تمضي الفِرق المالية ساعات طويلة في التعامل مع أحمال العمل المنفصلة والميزانيات ومجموعات رسائل البريد الإلكتروني والملفات بصيغة "بي دي إف" وغير ذلك من الأنظمة المستندة إلى الأعمال الورقية. ولا يؤدي هذا الأمر إلى إضعاف الإنتاجية فحسب، بل يزيد أيضاً من مخاطر حدوث الأخطاء والتأخيرات، إضافة إلى زيادة المخاوف المتعلقة بالخصوصية.

وغالباً ما يُطلب من فِرق تكنولوجيا المعلومات المساعدة في إيجاد حلول لتلك الجوانب منخفضة الكفاءة، إلا أن العديد من هذه الفِرق يفتقر إلى الموارد اللازمة لإجراء الأبحاث والتنفيذ وتشغيل حلول تكنولوجيا مالية متطورة، الأمر الذي يجعل الاستثمار في الوقت والبنى التحتية والمهارات المتخصصة أهدافاً بعيدة المنال بالنسبة للشركات التي تمضي في مسار نمو تصاعدي.

وفي حقيقة الأمر، فإن الأتمتة لا تحتاج لأن تكون معقدة أو كثيفة الموارد، إذ عند القيام بالتخطيط والتنفيذ على نحو جيد فإن فِرق تكنولوجيا المعلومات حتى الصغيرة منها، أو قائد واحد لفريق تكنولوجيا المعلومات، سيكون قادراً وبنجاح على تبسيط العمليات المالية. وفيما يلي أبرز الاعتبارات التي يجب أخذها بالحسبان من قِبل فِرق تكنولوجيا المعلومات الصغيرة لأتمتة إدارة النفقات ومعالجة الفواتير دون الحاجة إلى استثمارات كبيرة:

1. التحديد الواضح للأهداف وضمان توافق مصالح جميع الأطراف المعنيين

يعد غياب التوافق الاستراتيجي العائق الأكبر أمام نجاح الأتمتة، وليس الجانب التقني كما قد يتصور البعض. ولذلك، يتعين على قادة تكنولوجيا المعلومات ضمان مشاركة الإدارات المالية والأطراف المعنيين منذ المراحل الأولى بهدف تحديد الغرض الأساسي من الأتمتة، وذلك من خلال الإجابة على الأسئلة التالية: هل الأولوية هي تحسين الإنتاجية، أم زيادة الشفافية، أم تعزيز الامتثال، أم تحقيق مزيج من هذه الأهداف؟

ولذلك، يضمن التحديد الواضح للأدوار والمسؤوليات والتوقعات منذ المراحل المبكرة اعتماد مقارنة منسقة تسهم بشكل كبير في زيادة احتماليات النجاح.

2. اختيار الحلول التي تتوافق مع القدرات الداخلية للمؤسسات

يعد اعتماد خيارات تنفيذ سهلة التطبيق ركناً أساسياً لا سيما بالنسبة للمؤسسات ذات موارد تكنولوجيا المعلومات المحدودة. ويمكن لقادة تكنولوجيا المعلومات بحسب الحل الذي يجري اعتماده الاختيار ما بين:
• الإعداد الذاتي الموجَّه: المتمثل في الإعداد خطوة بخطوة من خلال تعليمات إرشادية.
• التنفيذ المعزز: المتمثل في نموذج هجين تقوم الفِرق الداخلية فيه بقيادة العملية باستخدام دعم تقني خارجي، وبصورة خاصة فيما يتعلق بمهام تسجيل الدخول الموحد المعتمد على لغة ترميز تأكيد الأمن (Security Assertion Markup Language) أو دمج أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

وبناء عليه، فإن الحل المناسب يتوافق مع القدرات الحالية للشركة وأهدافها الاستراتيجية.

3. ضمان مشاركة الإدارات المالية عبر طرح الأسئلة المناسبة

يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات بهدف ضمان تلبية النظام لمتطلبات العمل، التعاون بشكل وثيق مع الإدارات المالية من أجل استيضاح ما يلي:
• ما هي البيانات الواجب جمعها ونقلها؟ يجب فهم سجلات النفقات والفواتير التي يتعين إدراجها في نظام المحاسبة.
• ما هي الأنظمة الواجب دمجها؟ تحديد الروابط اللازمة بما فيها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، أو أنظمة كشوفات الأجور، أو تغذية بيانات بطاقات الائتمان، أو منصات إدارة البيانات.
• ما هي التقارير المطلوبة؟ تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية والرؤى المالية التي تتوقع فِرق الإدارات المالية متابعتها.
• ما هي ضوابط الامتثال الأساسية؟ ضمان التوافق مع السياسات المؤسسية والمعايير التنظيمية.

4. التعاون في عمليات الاختبار والتحقق

يجب أن يتخطى هدف الاختبارات مجرد اكتشاف الأخطاء التقنية وإصلاحها، إذ أنه يشكل فرصة حقيقية للتحقق من دعم العمليات التجارية واحتياجات الامتثال على النحو الأفضل. ولذلك، يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات ضمان مشاركة الأطراف المعنيين في الإدارات المالية في كامل عملية التحقق بهدف تلبية النظام للمتطلبات التشغيلية ومواكبته لتوقعات المستخدمين. ويسهم هذا النوع من التعاون المبكر في التقليل من الحاجة لإعادة العمل إضافة إلى تعزيز الثقة المتبادلة بين الفِرق.

5. استخدام أدوات مدمجة لدعم الاعتماد بما يحقق تعزيز الاستخدام

تفتقر الفِرق الصغيرة لتكنولوجيا المعلومات في أغلب الأحيان إلى القدرة على تنفيذ برامج شاملة لإدارة التغيير. ولذلك، يمكن لاختيار حلول تشتمل على أدوات اعتماد مدمجة مثل نماذج الاتصال ووحدات التدريب وأدلة الإعداد، أن يسهم وبشكل كبير في التقليل من تعقيدات عمليات الإطلاق. وتساعد هذه الموارد في تسريع اعتماد المستخدمين للتكنولوجيا الأمر الذي يساعد فِرق الإدارات المالية على الاطلاع على الجوانب المختلفة للعمليات والتحكم في الإنفاق خلال وقت قصير.

وقال جواو كارفاليو، المدير التنفيذي لشركة "إس إيه بي كونكر" في منطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا: "يمكن لفرق تكنولوجيا المعلومات الصغيرة أن تحقق تحولاً ملموساً في أداء المهام المالية وذلك من خلال التوفيق بين جميع الأطراف المعنيين واختيار الأدوات المناسبة والتعاون في كامل مراحل التنفيذ. ولذلك، فإن أتمتة سير العمل الخاص بالمصروفات والفواتير يتيح تحقيق كفاءة أكبر وتحسين الامتثال واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً، الأمر الذي يؤدي بدوره إلى تمكين إدارات تكنولوجيا المعلومات من التفرغ للتركيز على المسؤوليات الأساسية مثل إدارة البنية التحتية وحماية البيانات وصيانة الأنظمة".